Wieso Dokumentenmanagement


Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente, wobei es sich nicht auf Papierdokumente beschränkt.

Der Begriff „elektronisches Dokument“ bezieht sich auf alle Arten von schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen. Es kann ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax, aber auch eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, ein Datenbankauszug oder eine Liste sein. Bei Dokumenten, die aus einem analogen Format, wie etwa Papier oder Sprache, durch Digitalisierung erfasst wurden und als nicht direkt auswertbarer Datenstrom oder Bild vorliegen, spricht man von Nicht-codierter Information(NCI). Bei Dokumenten, die durch Zeichensätze kodiert sind und von Programmen direkt ausgewertet werden können, spricht man von Codierter Information (CI). Durch Techniken wie OCR werden NCI-Dokumente in CI-Dokumente überführt.

Dokumentenarten die in der Pioneer Solution

verwaltet werden


  • physische Eigenschaften (Papier, Datei),
  • formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung),
  • Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version, Einordnung in einen Aktenplan),
  • Inhalt (inhaltlicher Bezug),
  • Charakter (Archivierungswürdigkeit, Aufbewahrungsverpflichtung, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten),
  • Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung),
  • Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor),
  • Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter).
  • von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien (zum Beispiel Druck- oder Textdatei) oder Datensätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank),
  • analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte wie Faksimiles (gescannte Images) oder Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikrofon erfasst werden.
  • Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,
  • Bilder, zum Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos,
  • Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI),
  • COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk),
  • ASCII- oder XML-Textdateien,
  • Video-Clips oder Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufgezeichnetes Interview.

 

Das Pioneer Solution DMS ist im Prozess integriert.


Das Pioneer Solution DMS verwaltet und indexiert nicht nur die elektronische Dokumente, sondern integriert diese in den Prozess. So werden Dokumente in den Arbeitsschritten eines Prozesses erstellt und automatisch zugewiesen. Auf die Dokumente kann aus diversen Perspektiven wie aus Sicht des Kunden, Projekt, Betreuer, Aufgabe, Pendenz usw. zugegriffen werden. Daraus entstehen komplette Dossier zur Verwaltung. Um die Vertraulichkeit der Daten zu schützen, wurde in das Pioneer Solution DMS ein leistungsfähiges Rechteverwaltungssystem integriert, welche es ermöglich auf unterschiedlichen Ebenen Rechte zu verteilen.